Un dossier de presse donne à un journaliste tout ce qu'il lui faut pour écrire sur votre entreprise sans vous rappeler : le communiqué, le contexte, les chiffres, les citations, les visuels et un contact. Il tient en quelques pages, en PDF ou sur une page web, et part avec un message court.
Qu'est-ce qu'un dossier de presse ?
Le dossier de presse accompagne une annonce : lancement de produit, levée de fonds, ouverture de site, événement, résultats annuels, nomination. Le communiqué tient en une page et donne l'information principale. Le dossier la développe : historique, fonctionnement, données, portraits, illustrations.
Son lecteur est pressé. Il cherche un angle, une donnée vérifiable, une citation qu'il peut reprendre et une photo publiable. Chaque page doit répondre à l'une de ces attentes. Le reste encombre le dossier.
Dossier de presse ou communiqué de presse ?
Le communiqué annonce, le dossier documente. Une information simple peut partir avec un communiqué seul. Le dossier se justifie quand le sujet demande du contexte, ou quand vous organisez une conférence ou un événement de presse. Dans la plupart des cas, le communiqué ouvre le dossier. Pour sa rédaction, consultez nos exemples de communiqués de presse commentés.
Le plan type d'un dossier de presse
L'ordre des parties compte : le journaliste lit le début, puis pioche dans la suite. Ce plan convient à la plupart des annonces d'entreprise.
- Couverture : titre de l'annonce, nom et logo de l'entreprise, date, contact presse.
- Sommaire : utile dès que le dossier dépasse quelques pages.
- Communiqué de presse : l'annonce en une page, avec l'essentiel dans le premier paragraphe.
- Le sujet en détail : le produit, le projet ou l'événement, son fonctionnement et ce qu'il change pour ses utilisateurs.
- Chiffres clés et dates repères : uniquement des données sourcées, que vous pouvez justifier si on vous le demande.
- Présentation de l'entreprise : activité, implantation, effectifs et histoire, en quelques lignes.
- Porte-parole : une courte biographie et une ou deux citations par personne, rédigées pour être reprises telles quelles.
- Revue de presse : les articles déjà parus sur l'entreprise ou sur le sujet (voir plus bas).
- Visuels disponibles : photos, logos, schémas, avec légendes, crédits et lien de téléchargement en haute définition.
- Contacts presse : nom, téléphone direct, email, disponibilités pour une interview.
Deux conseils de forme. Donnez à chaque page un titre informatif. Écrivez des citations qui disent quelque chose : « Nous sommes fiers de ce lancement » ne sera repris par personne, alors qu'une phrase qui explique un choix ou un chiffre a plus de chances de l'être.
Le PDF
C'est le format que les journalistes attendent le plus souvent. Il s'ouvre partout, se lit sur téléphone et conserve la mise en page. Gardez-le léger : compressez les images et mettez les fichiers en haute définition dans un dossier en ligne.
La page web ou salle de presse
Une page dédiée sur votre site rassemble le dossier, les anciens communiqués, les visuels et les contacts. Elle se met à jour sans renvoyer de fichier et se partage par un simple lien. Elle complète le PDF, elle ne le remplace pas.
L'imprimé
Il reste utile lors d'une conférence de presse ou d'un salon, quand on remet le document en main propre. Ajoutez alors un QR code qui mène aux visuels téléchargeables.
- Ciblez des journalistes qui couvrent votre secteur ou votre territoire, plutôt qu'une liste large et sans tri.
- Soignez l'objet : l'information en quelques mots, sans majuscules ni points d'exclamation.
- Mettez le communiqué dans le corps du mail : en quelques lignes, le journaliste décide s'il ouvre le dossier.
- Préférez le lien à la pièce jointe lourde : joignez un PDF léger ou donnez un lien vers la salle de presse.
- Précisez un éventuel embargo, avec la date et l'heure, en tête du message.
- Relancez une seule fois, avec un élément nouveau, par exemple une disponibilité pour une interview.
Les canaux et le moment de l'envoi sont détaillés dans notre guide sur la diffusion d'un communiqué de presse.
La section « revue de presse » du dossier
Beaucoup de dossiers l'oublient ou la bâclent. Elle montre pourtant au journaliste que le sujet a déjà intéressé d'autres rédactions. Elle lui évite aussi de reprendre un angle déjà traité.
Pour que cette section soit utile :
- indiquez pour chaque article le nom du média, la date, le titre, deux ou trois phrases de résumé et le lien vers l'original ;
- classez les articles par date ou par thème, les plus récents en premier ;
- gardez ceux qui éclairent l'annonce, pas toute votre couverture depuis la création de l'entreprise ;
- ne copiez pas les articles en entier : leur reproduction suppose l'accord des éditeurs ou d'un organisme de gestion des droits comme le CFC (Centre français d'exploitation du droit de copie).
Cette section est d'autant plus facile à construire que vous suivez vos retombées en continu. C'est justement l'étape que la plupart des guides laissent de côté.
Après l'envoi : suivre les retombées
Une fois le dossier envoyé, il reste la moitié du travail. Il faut savoir qui a publié, quand, sous quel angle, et si l'information a été reprise ailleurs. Sans ce suivi, vous ne pouvez ni remercier les journalistes, ni demander la correction d'une erreur, ni rendre compte à votre direction ou à votre client.
À la main, ce suivi repose sur des recherches et des alertes. Il se heurte vite aux mêmes obstacles. Une dépêche reprise par de nombreux sites produit des dizaines de résultats identiques. Les articles arrivent dans le désordre. Et personne n'a le temps de tout lire chaque matin.
C'est l'étape qui se prête le mieux à l'automatisation :
- Collecte : chaque matin, les sources sont lues à partir des mots-clés de l'annonce et des noms de l'entreprise et de ses porte-parole.
- Dédoublonnage : les reprises d'un même article ou d'une même dépêche sont regroupées.
- Tri : les articles sont classés par pertinence et par rubrique.
- Résumé : chaque article est résumé en quelques lignes, avec un lien vers l'original.
- Envoi : la revue part à heure fixe, par email, PDF, Teams ou Slack, vers l'équipe communication ou le client.
Genpress fonctionne ainsi. Vous montrez la revue que vous faites aujourd'hui, ou vous décrivez celle que vous voulez recevoir. Le moteur la reproduit avec vos sources, vos rubriques et vos destinataires, sans logiciel à installer. Les étapes sont détaillées sur la page comment fonctionne le moteur de revue de presse, et les usages propres aux entreprises sur la page revue de presse d'entreprise.
Ces résumés quotidiens alimentent aussi la section revue de presse de votre prochain dossier.
« Dossier de presse » ou recueil d'articles : lever la confusion
Dans beaucoup d'entreprises, on appelle « dossier de presse » le recueil des articles parus sur soi. Le terme désigne pourtant le document que vous envoyez aux journalistes, pas ce qu'ils publient ensuite. Le recueil d'articles porte l'un de deux noms, selon sa forme.
| Dossier de presse | Revue de presse | Panorama de presse |
|---|
| Rôle | Informer les journalistes | Faire le point sur ce qui a été publié | Faire lire les articles publiés |
| Contenu | Communiqué, contexte, chiffres, citations, visuels, contacts | Articles choisis et résumés, avec un lien vers l'original | Articles reproduits en entier |
| Destinataires | Journalistes | Équipe, direction, client | Équipe, direction, client |
| Droits | Vos propres contenus ; droits à vérifier pour les visuels de tiers | Résumés et liens vers les articles | Autorisation de reproduction nécessaire |
La différence entre les deux dernières colonnes tient surtout à la reproduction des articles. Elle est expliquée sur notre page panorama ou revue de presse. Genpress produit les deux formats : le panorama dépend des droits de reproduction disponibles pour chaque titre.
